Modul Pelatihan: Pembuatan Surat Resmi dengan Microsoft Word

Durasi: 1.5 Jam

Tujuan:

  • Memahami struktur dan format surat resmi.
  • Mampu membuat surat resmi dengan menggunakan Microsoft Word.
  • Memilih jenis dan ukuran huruf yang tepat untuk surat resmi.
  • Mengatur margin dan spasi surat resmi.
  • Membubuhkan tanda tangan dan stempel pada surat resmi.

Langkah-langkah Pelatihan:

1. Pembukaan dan Pengenalan (15 menit)

  • Menyapa peserta dan memperkenalkan diri.
  • Menjelaskan tujuan pelatihan.
  • Memberikan gambaran umum tentang materi pelatihan.
  • Menjelaskan singkat tentang surat resmi, termasuk:
    • Pengertian surat resmi

      • Pengertian Surat Resmi

        Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau individu untuk keperluan formal atau resmi. Surat resmi memiliki struktur dan format baku yang harus diikuti, dan biasanya ditulis dengan bahasa yang baku dan formal.

        Fungsi dan Kegunaan Surat Resmi:

        • Sebagai alat komunikasi resmi: Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan secara formal kepada pihak lain.
        • Sebagai bukti tertulis: Surat resmi dapat digunakan sebagai bukti tertulis suatu kejadian atau perjanjian.
        • Sebagai dokumen arsip: Surat resmi dapat disimpan sebagai dokumen arsip untuk keperluan referensi di masa depan.
  • Menjawab pertanyaan peserta.

2. Materi: Struktur dan Format Surat Resmi (30 menit)

  • Struktur dan Format Surat Resmi:

    • Kop surat: Bagian yang memuat identitas instansi, organisasi, atau individu yang membuat surat.
    • Tanggal: Tanggal pembuatan surat.
    • Nomor surat: Nomor unik yang diberikan pada surat untuk keperluan identifikasi.
    • Lampiran: Jumlah lembar lampiran yang disertakan dengan surat.
    • Perihal: Judul atau topik surat.
    • Salam pembuka: Salam yang digunakan untuk memulai isi surat.
    • Isi surat: Bagian yang memuat informasi, instruksi, atau permintaan yang ingin disampaikan.
    • Salam penutup: Salam yang digunakan untuk mengakhiri isi surat.
    • Tanda tangan dan stempel: Tanda tangan dan stempel dari instansi, organisasi, atau individu yang membuat surat.
  • Memberikan contoh surat resmi untuk setiap jenis surat.

3. Materi: Jenis-jenis Surat Resmi (30 menit)

  • Menjelaskan jenis-jenis surat resmi yang umum digunakan, termasuk:
    • Surat Dinas: Surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau organisasi untuk keperluan dinas.
    • Surat Lamaran Kerja: Surat yang dibuat oleh seseorang untuk melamar pekerjaan kepada suatu perusahaan.
    • Surat Undangan: Surat yang dibuat untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara.
    • Surat Permohonan: Surat yang dibuat untuk mengajukan permohonan kepada suatu pihak.
    • Surat Keterangan: Surat yang dibuat untuk memberikan keterangan tentang suatu hal.

4. Praktek Pembuatan Surat Resmi (60 menit)

  • Memberikan tugas kepada setiap peserta untuk membuat surat resmi berdasarkan jenis yang telah dipelajari.
  • Memberikan pendampingan dan bimbingan kepada peserta selama proses praktek.
  • Melakukan tanya jawab dan diskusi untuk mengklarifikasi pertanyaan dan permasalahan peserta.

5. Penutup dan Pengumuman Penugasan (15 menit)

  • Mengumpulkan tugas kepada trainer

Contoh Surat Resmi:

Penugasan:

  • Membuat surat resmi dengan menggunakan Microsoft Word.
  • Surat resmi yang dibuat harus sesuai dengan struktur dan format yang telah dipelajari.
  • Menyerahkan file surat resmi dalam format .docx.

Metode Pelatihan:

  • Ceramah
  • Demonstrasi
  • Praktek

Media Pelatihan:

  • Laptop
  • LCD Proyektor
  • Microsoft Word

Penilaian:

  • Keaktifan peserta
  • Hasil penugasan

Catatan:

  • Modul pelatihan ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
  • Contoh surat resmi dapat diganti dengan contoh yang lain.